Ein Interview über das Thema E-Rechnung
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung der Geschäftsprozesse vollzogen. Dieser Beitrag bietet einen umfassenden Überblick über die neuen Regelungen, die Vorteile der E-Rechnung sowie die damit verbundenen Herausforderungen und Handlungsempfehlungen.
Inhaltsübersicht
Hintergrund und gesetzliche Grundlage
Die Verpflichtung zur E-Rechnung basiert auf dem sogenannten Wachstumschancengesetz, das Ende März 2024 verabschiedet wurde. Sie ist Teil einer EU-weiten Initiative (VIDA), die eine grundlegende Reform der Umsatzsteuer-Meldepflichten vorsieht. Ziel ist die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung in allen EU-Mitgliedsstaaten. Spätestens ab 2028 sollen E-Rechnungen in der gesamten EU flächendeckend eingesetzt werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digital übermittelte Rechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Zu den anerkannten Formaten zählen unter anderem:
- XStandard
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1
- Factur-X (Frankreich) oder FatturaPA (Italien)
Diese Formate ermöglichen die automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten durch Softwarelösungen, reduzieren manuelle Arbeitsschritte und senken die Fehleranfälligkeit. Im Gegensatz dazu sind herkömmliche PDFs oder JPEG-Dateien keine E-Rechnungen, da sie nicht maschinell ausgelesen werden können.
Pflichten und Fristen im Überblick
1. Empfangspflicht (ab 1. Januar 2025):
Ab diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Diese Verpflichtung betrifft auch:
- Kleinunternehmer
- Unternehmen aus dem Heilberufebereich
- Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer
Eine Ausnahme oder Übergangsregelung gibt es für den Empfang von E-Rechnungen nicht.
2. Ausstellungspflicht (ab 1. Januar 2025 mit Übergangsfristen):
Leistende Unternehmer haben bis Ende 2027 die Möglichkeit, weiterhin herkömmliche Rechnungsformate zu nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt jedoch die uneingeschränkte Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen. Für Kleinbeträge (bis 250 Euro) sowie für umsatzsteuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht gelten Ausnahmen.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich:
- Kostenreduktion: Einsparungen bei Papier, Druck und Porto.
- Umweltschutz: Verringerung des Ressourcenverbrauchs.
- Fehlerminimierung: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler.
- Effizienzsteigerung: Schnellere Bearbeitung und verbesserte Integration in bestehende Systeme.
Herausforderungen und Risiken
Technische Anforderungen:
Unternehmer müssen sicherstellen, dass ihre Systeme die neuen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören:
- Geeignete Software für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen.
- Ein zentralisiertes System zur Verwaltung der Rechnungen.
- Schnittstellen zur Weitergabe der Daten an Steuerberater und Buchhaltung.
Rechtliche Konsequenzen:
Werden E-Rechnungen nicht angenommen oder ausgestellt, drohen Probleme mit dem Vorsteuerabzug und mögliche Ordnungswidrigkeiten.
Handlungsempfehlungen für Unternehmer
1. Vorbereitung auf die Empfangspflicht:
- Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang.
- Prüfung der Kompatibilität von Lieferanten- und Kundendatenformaten.
- Schulung der Mitarbeiter in den neuen Prozessen.
2. Umstellung auf die Ausstellung von E-Rechnungen:
- Aktualisierung der Rechnungslegungssoftware.
- Absprache mit Geschäftspartnern über das bevorzugte Rechnungsformat.
- Testläufe zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit neuer Systeme.
3. Dokumentation und Archivierung:
- Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GoBD-Richtlinien.
- Einrichtung eines GoBD-konformen Archivierungssystems für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
Wichtige Fristen im Überblick
- 1. Januar 2025: Start der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
- 2025–2026: Übergangszeitraum für leistende Unternehmer (Option für herkömmliche Rechnungen).
- 2027: Pflicht zur E-Rechnung, sofern der Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag.
- 1. Januar 2028: Allgemeine Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist ein zentraler Meilenstein in der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis 2025 nutzen, um sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Mit der richtigen Planung und Umsetzung können die Vorteile der E-Rechnung – von Kostensenkungen bis hin zur Prozessoptimierung – voll ausgeschöpft werden. Handeln Sie jetzt, um den Übergang reibungslos zu gestalten und zukunftsfähig zu bleiben.
Quellen:
- Zöllner Office Dresden / Elsterwerda – E-Rechnungspflicht ab 2025
- Bundesministerium des Innern und für Heimat – E-Rechnung Allgemein
