Automatisierte Business-Abo-Verwaltung: Die Vorteile für CFOs

SaaS Lösungen
SaaS Lösungen / ©WrightStudio/depositphotos.com

Heutzutage werden in Unternehmen immer mehr Prozesse digitalisiert und dank technischen Hilfsmitteln optimiert. Daher ist es auch üblich, dass jede Abteilung für das Erledigen und Abarbeiten ihrer Aufgaben auf eine eigene SaaS-Lösung angewiesen ist. Allerdings hat sich der Trend vom Erwerb eines Programms zum Kauf der Nutzungsrechte verschoben, da die Software so stets auf dem aktuellsten Stand ist. Dabei fallen aber entweder monatlich oder jährlich Kosten an, die in der Regel mittels Abo-Zahlungen abgewickelt werden. Damit man als CFO jedoch stets den Überblick über sämtliche Business-Abonnements und die damit anfallenden Ausgaben behält, kann eine automatisierte Verwaltung behilflich sein. Was genau damit gemeint ist und wie dies funktioniert, wird im Folgenden erläutert.

Was es bei Business-Abonnements als CFO zu beachten gibt

CFO Chief Financial Officer
CFO Chief Financial Officer / ©motortion/depositphotos.com

Um den besten Nutzen aus einer SaaS-Lösung, sprich Software-as-a-Service, zu ziehen, sollte die Anwendung bestmöglich auf die jeweilige Abteilung und deren Aufgaben zugeschnitten sein. Deshalb ist in einem Betrieb meistens eine größere Anzahl an solchen Programmen vorzufinden. Bei größeren Unternehmen schätzt man, dass bereits knapp über 200 solcher Dienste in Verwendung sind.

Als CFO ist es daher von äußerster Wichtigkeit, gerade über die folgenden Dinge informiert zu sein:

  • Die abweichenden Laufzeiten
  • Die Kündigungsfristen
  • Die Abo-Kosten

Denn so wichtig mittlerweile die SaaS-Lösungen für den Arbeitsalltag sind, führen sie jedoch zu stark bemerkbaren Ausgaben. Vor allem seitdem Betriebe immer mehr von Cloud-Computing-Dienste abhängig sind, sind auch die Erwerbskosten der Nutzungslizenzen deutlich gestiegen. Zu den am meisten genutzten Software-Subscriptions zählen unter anderem Oracle, SAP, Salesforce, Adobe und Next 10. Damit einem CFO die Verwaltung der Abonnements-Finanzen einfacher fällt, kann die Verwendung von Firmenkreditkarten helfen. Dabei können alle Zahlungen in Echtzeit eingesehen und zurückverfolgt werden und man erhält dadurch stets ein getreues Bild der entsprechenden Unternehmenslage. Zudem können eigene Subscription-Management-Tools förderlich sein, da jegliche Details zu jedem Abonnement jederzeit ersichtlich sind und man so einen strukturierten Überblick über das nächste festgelegte Zahlungsziel, Kündigungsfristen und weiteres bekommt.

Die hohen Ausgaben von Software Subscriptions

Business-Abonnements stellen definitiv einen der höchsten Bilanzposten in einem Unternehmen dar. Damit sich SaaS-Lösungen allerdings nicht zu Kostenfallen entpuppen, sollte man sich als CFO stets die folgenden Fragen stellen:

  • Auf welche Dauer ist eine Testphase zeitlich begrenzt?
  • Zu welchem Zeitpunkt kann ich eine Anwendung kündigen?
  • Besteht noch Nutzen für eine vorhandene Software?
  • Sind mehrere Abonnements derselben Kategorie vorhanden?

Denn manchmal kann es der Fall sein, dass aufgrund einer Umstrukturierung ähnliche Softwares parallel genutzt werden und in Folge doppelt vorhanden sind. Sollte so eine Situation vorliegen, ist es ratsam, die jeweilige Abteilung nach ihrer Präferenz bezüglich des Cloud-Computing-Dienstes zu fragen und das andere Abonnement so schnell wie möglich zu beenden.

Wie geht richtiges Abonnement-Management?

Laut Studien werden in einem Unternehmen knapp ein Drittel der erworbenen SaaS-Lösungen nicht wirklich genutzt, wodurch viele Zusatzkosten anfallen, die man sich prinzipiell sparen könnte. Demnach ist ein effizientes Abonnement-Management für CFOs sehr relevant, wobei besonders diese Schritte zu beachten sind:

  1. Strukturierter Überblick: Zusammensuchen und auflisten aller vorhandenen Business-Abonnements
  2. Brauchbarkeit identifizieren: Ermittlung, ob eine Anwendung tatsächlich noch genutzt und verwendet wird
  3. Kündigungsfristen vormerken: Eine Übersicht sämtlicher Fristen erstellen, um ein zeitgerechtes Handeln zu ermöglichen
  4. Approval-Prozess: Vor Abschluss eines neuen Abonnements, muss dieses zuerst vom CFO freigegeben und festgehalten werden

Bei all diesen Schritten kann ein Abrechnungs-Management-Tool unterstützend wirken. Nicht nur werden dabei Business-Abonnements einem regelmäßigen Zahlungsziel zugeteilt, sondern auch Kündigungsfristen vermerkt und Vertragsbedingungen hinterlegt. Noch dazu werden häufig zusätzliche Leistungen beim Erwerb eines SaaS-Dienstes angeboten, die weitere Arbeitsprozesse, wie beispielsweise die Erstellung einer Reisekostenabrechnung 2023, um einiges erleichtern können. Am besten probiert man vor dem Abschluss eines Abos die jeweilige Testphase, um so das geeignetste Programm mit den meisten Vorzügen zu finden.

Fazit

Für die Bewältigung von Arbeitsprozessen und täglichen Aufgaben sind Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Abteilungen mehr denn je auf Software-Dienste angewiesen. Diese werden heutzutage mittels Business-Abos abgewickelt, wodurch die Kosten mittlerweile zu einem fixen Bestandteil der Unternehmensausgaben gehören. Deshalb zählt unter anderem die Verwaltung dieser Abos zu den Aufgaben eines CFOs. Genauer gesagt muss dieser stets einen genauen Überblick über sämtlich abgeschlossene Verträge haben, Kündigungsfristen beachten und den Nutzen von diversen Programmen identifizieren. Andernfalls können Cloud-Computing-Dienste, aufgrund paralleler Nutzung oder doppeltem Vorhandensein, sich zu Kostenfallen entwickeln. Um die Abonnement-Verwaltung zu vereinfachen, kann ein automatisiertes Abonnement-Management-Tool als auch Firmenkreditkarten helfen, wodurch sich in Folge erhebliche Kosten einsparen lassen können.

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