Zeiterfassung wird Pflicht: Alles, was Unternehmen und Arbeitnehmer wissen müssen

Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung / Bild: Susanne Plank / pixabay.de

In der Vergangenheit haben viele Unternehmen zunehmend auf Vertrauensarbeitszeiten gesetzt, um ihren Mitarbeitern mehr Freiheit und Flexibilität zu ermöglichen. Doch diese Zeiten scheinen nun ein Ende zu nehmen. Der Grund? Ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, laut dem Unternehmen nun eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter führen müssen.

Dieser Artikel beleuchtet das Gesetz und die Pflicht für Unternehmen und Arbeitnehmer. Welche Auswirkungen hat dies und wie kann die Regelung erfolgreich umgesetzt werden? So wird sichergestellt, dass Unternehmen den Umschwung schaffen und sich gemäß den neuen Richtlinien verhalten.

Die gesetzlichen Grundlagen der Zeiterfassungspflicht

Zeiterfassung mit App
Zeiterfassung mit App / Bild: elvtimemaster / pixabay.com

Die gesetzliche Grundlage wurde mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gebildet, nachdem die Diskussion seit 2019 anhielt. Das Gesetz nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sieht nicht nur vor, dass Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem einführen, sondern auch, dass sie sicherstellen, dass Arbeitszeit tatsächlich ordnungsgemäß erfasst wird.

Die Erfassung soll dabei helfen, Überstunden und Mehrarbeit besser zu kontrollieren und somit auch den Arbeitsschutz zu verbessern. Denn Überstunden können nicht nur zu einer Belastung für die Gesundheit führen, sondern auch zu einem erhöhten Unfallrisiko am Arbeitsplatz.

Die neue Regelung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, erlaubt es aber, dass Arbeitgeber diese Pflicht an ihre Mitarbeiter delegieren. Das bedeutet: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit eigenständig erfassen, sind aber auch im Außendienst dazu verpflichtet, nicht nur innerhalb des Büros.

Konkret handelt es sich um die Erfassung von:

  • Arbeitsbeginn
  • Pausenzeiten
  • Arbeitsende
  • Überstunden

Der Europäische Gerichtshof überlässt es den Unternehmen zwar selbst, festzulegen, wie sie der Zeiterfassung nachkommen wollen, bieten aber keine Übergangszeit, bis das Gesetz greift und verlangen, dass ein System objektiv, zugänglich und verlässlich ist. Anbieter, wie Factorial haben die gesetzlichen Regelungen und Anforderungen vernommen und bieten ebendiese Zeiterfassungssysteme als Lösungen an. Mit diesen können Unternehmen ihrer Pflicht nachkommen und mit dem digitalen Zeitalter gehen.

Da das Gesetz bereits in Kraft ist, sollten Unternehmen sich dringend mit dem Thema auseinandersetzen und geeignete Systeme zur Zeiterfassung einführen. So können sie nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch das Vertrauen ihrer Angestellten stärken.

Zeiterfassungssysteme: Manuell vs. digital

Stechkarte (Altes Zeiterfassungssystem)
Stechkarte (Altes Zeiterfassungssystem) ©egubisch/depositphotos.com

In Zeiten von Smartphones und digitalen Lösungen stellt sich die Frage, ob manuelle Zeiterfassungssysteme noch zeitgemäß sind. Schließlich sind diese anfälliger für Fehler und Betrug, da sie leicht manipuliert werden können. Mitarbeiter können Sie im Homeoffice vergessen, diese verlieren und auch der Datenschutz ist nicht immer gegeben.

Digitale Systeme bieten daher eine optimale Lösung. Sie bieten eine höhere Sicherheit gegenüber Manipulationen oder einen Verlust der Daten. Zudem können sie in Echtzeit Daten liefern, die Unternehmen bei der Planung und Optimierung von Arbeitsprozessen unterstützen. Ob man nun im Homeoffice oder im Büro arbeitet, man hat jederzeit Zugriff auf das System und Arbeitnehmer können auf einen Blick Überstunden erkennen, ohne erst rechnen zu müssen.

Zudem sind viele Lösungen in ein ganzheitliches HR-System eingebettet, so ist etwa nicht nur die digitale Zeiterfassung, sondern auch das Performance-Management mit Factorial möglich, oder aber auch die E-Signatur und das Verwalten digitaler Dokumente.

Unternehmen haben nun also die Chance, nicht nur die Anforderungen des Gesetzes umzusetzen, sondern durch eine ganzheitliche Lösung ihre HR-Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren.

Flexible Arbeitsmodelle und die Zeiterfassungspflicht

Die Einführung der Zeiterfassungspflicht hat auch Auswirkungen auf Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle anbieten. Denn auch hier müssen die Arbeitszeiten neuerdings erfasst werden. Doch wie lässt sich die Pflicht mit flexiblen Modellen für eine bessere Work-Life-Balance vereinbaren?

Eine Vertrauensarbeitszeit wird zwar nicht mehr möglich sein, aber auf die Flexibilität braucht man dennoch nicht verzichten. Wer es seinen Arbeitnehmern ermöglicht, flexibel zu arbeiten und die Arbeitszeiten selbstständig zu erfassen, kann flexible Arbeitsmodellen anbieten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Digitale Systeme zur Zeiterfassung können also dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen einfach und unkompliziert zu erfüllen – auch bei flexiblen Arbeitsmodellen. Daher sollten Unternehmen diese Chance nutzen und sich nun Gedanken um die Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung machen.

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