Existenzgründung: Praxistipps, die in kaum einem Ratgeber stehen

Bei Google bevorzugen

Die meisten Gründerratgeber erklären den Businessplan und die Gewerbeanmeldung. Das Geld geht aber selten dort verloren. Kritisch wird es meist im zweiten Jahr, wenn ein Brief vom Finanzamt kommt und wenige Wochen später einer von der Krankenkasse. Diesen Beitrag gibt es seit 2014. Im September 2026 haben wir ihn komplett neu geschrieben, mit den Fallen, über die in Gründerforen geflucht wird und die in Hochglanzbroschüren fehlen.

Die drei Grundfragen gelten weiter

Was kann ich, und gibt es Menschen, die dafür bezahlen? Rechnet sich das, wenn ich meine eigene Arbeitszeit ehrlich einpreise? Wer hilft mir bei Steuern und Recht? Daran hat sich seit 2014 nichts geändert. Wer diese Fragen nicht beantworten kann, braucht den Rest des Artikels noch nicht. Alle anderen sollten weiterlesen, denn ab hier geht es ums Geld.

Die Steuerfalle im zweiten Jahr

Im ersten Jahr läuft es oft erstaunlich gut. Aufträge kommen rein, das Konto füllt sich, Steuern zahlt man scheinbar keine. Das liegt nicht daran, dass keine anfallen. Das Finanzamt weiß nur noch nicht, wie viel man verdient.

Die Rechnung kommt mit dem ersten Steuerbescheid, und sie kommt doppelt. Erstens die Nachzahlung für das abgelaufene Jahr. Zweitens setzt das Finanzamt auf Basis dieses Gewinns Vorauszahlungen für das laufende Jahr fest, fällig am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Termine, die schon vorbei sind, werden nachträglich erhoben. Der Erhöhungsbetrag ist innerhalb eines Monats nach dem Bescheid zu zahlen.

Eine vereinfachte Beispielrechnung: Freiberufler, ledig, keine Kirchensteuer, Start im Januar 2025, Gewinn 2025 rund 48.000 Euro. Bei der Anmeldung hatte er nur 15.000 Euro geschätzt, deshalb gab es keine Vorauszahlungen. Der Einkommensteuerbescheid für 2025 kommt im September 2026.

Knapp 13.000 Euro innerhalb von drei Monaten, und die Krankenkasse ist da noch nicht dabei (siehe unten). Mit Gewerbe kommt die Gewerbesteuer dazu, die zwar größtenteils auf die Einkommensteuer angerechnet wird, aber eigene Vorauszahlungstermine hat.

Was hilft: Vom ersten Umsatz an 30 bis 40 Prozent des Gewinns auf ein separates Tagesgeldkonto legen. Das ist eine Faustregel, kein exakter Wert. Wer merkt, dass das Geschäft besser läuft als gedacht, kann beim Finanzamt selbst beantragen, die Vorauszahlungen anzuheben. Klingt verrückt, verteilt die Last aber auf vier Termine statt auf einen Schock im Herbst.

Der Fragebogen bei der Anmeldung entscheidet mit

Nach der Gewerbeanmeldung oder bei Freiberuflern direkt über ELSTER kommt der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Dort fragt das Finanzamt nach dem erwarteten Gewinn. Viele tragen eine kleine Zahl ein, weil sie vorsichtig sind oder Vorauszahlungen vermeiden wollen. Genau das baut die Falle aus dem vorigen Abschnitt. Eine realistische Schätzung kostet anfangs Liquidität, erspart aber die Sammelrechnung später.

Die Krankenkasse rechnet auch nach

Das steht in fast keinem Gründerratgeber, trifft aber alle freiwillig gesetzlich Versicherten. Die Krankenkasse setzt den Beitrag zunächst vorläufig fest, bei Gründern meist auf Basis der Mindestbemessungsgrundlage. 2026 liegt sie bei 1.318,33 Euro im Monat, was je nach Kasse einen Mindestbeitrag von grob 260 bis 280 Euro inklusive Pflegeversicherung ergibt.

Sobald der Steuerbescheid vorliegt, will die Kasse ihn sehen und setzt den Beitrag endgültig fest. Rückwirkend. Im Beispiel oben mit 48.000 Euro Gewinn wären das für 2025 grob 7.000 Euro Nachzahlung, weil der Beitrag auf den echten Gewinn statt auf das Minimum berechnet wird. Ab dann steigt der Monatsbeitrag entsprechend. Zusammen mit dem Finanzamt können so im zweiten Jahr 20.000 Euro fällig werden, die niemand auf dem Zettel hatte.

Die Rücklage sollte deshalb Steuer und Krankenkasse abdecken. Wer privat versichert ist, hat dieses Problem nicht, dafür andere (Beiträge steigen mit dem Alter, der Weg zurück in die gesetzliche Kasse ist später kaum möglich).

Rentenversicherungspflicht: betrifft mehr Selbstständige als gedacht

Die meisten Selbstständigen sind in der Rentenversicherung frei. Nicht alle. Pflichtversichert sind unter anderem selbstständige Lehrer, Dozenten und Trainer ohne eigene versicherungspflichtige Angestellte, außerdem Pflegekräfte, Hebammen und bestimmte Handwerker. Das betrifft zum Beispiel die Yogalehrerin, den Nachhilfelehrer und den Dozenten an der Volkshochschule. Pflichtversichert kann auch sein, wer im Wesentlichen nur für einen einzigen Auftraggeber arbeitet.

Das Tückische: Die Rentenversicherung erfährt davon oft erst Jahre später, und dann wird rückwirkend nachgefordert, bis zu vier Jahre zurück. Der Regelbeitrag liegt 2026 bei rund 736 Euro im Monat, Gründer können in den ersten drei Kalenderjahren auf Antrag den halben Beitrag zahlen oder einkommensgerecht einstufen lassen. Wer lehrt oder unterrichtet, sollte sich deshalb gleich zu Beginn selbst bei der Deutschen Rentenversicherung melden und die Pflicht klären lassen.

Kleinunternehmer ist nicht automatisch die bessere Wahl

Seit 2025 gilt: Kleinunternehmer bleibt, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro netto umgesetzt hat und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Wer im Gründungsjahr die 25.000 Euro überschreitet, ist ab diesem Umsatz sofort umsatzsteuerpflichtig. Eine Prognose wie früher gibt es nicht mehr.

Für Leistungen an Privatkunden ist die Regelung attraktiv, weil die Preise ohne Umsatzsteuer niedriger wirken. Bei Geschäftskunden bringt sie wenig, denn die ziehen die Umsatzsteuer ohnehin als Vorsteuer ab. Und wer am Anfang viel investiert, in Werkzeug, Fahrzeug oder Technik, verschenkt als Kleinunternehmer die Vorsteuer aus diesen Rechnungen. Bei 20.000 Euro Anschaffungen sind das 3.800 Euro.

Die Umsatzsteuer auf dem Konto gehört dir nicht

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, sieht auf dem Konto Bruttobeträge. 19 Prozent davon gehören dem Finanzamt und werden mit der Umsatzsteuervoranmeldung fällig, bei Gründern meist vierteljährlich. Die frühere Pflicht, in den ersten zwei Jahren monatlich abzugeben, ist bis Ende 2026 ausgesetzt. Ob das verlängert wird, ist offen.

In der Praxis bedeutet das: Das Konto sieht immer besser aus, als es ist. Hinzu kommt, dass Kunden selten pünktlich zahlen. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen heißt in der Realität oft 30 bis 45 Tage, bei Behörden und größeren Firmen auch länger. Rechnungen am Tag der Leistung schreiben und nach Fälligkeit freundlich, aber sofort nachhaken.

Post nach der Gewerbeanmeldung: nicht alles ist echt

Kurz nach der Anmeldung stapeln sich Briefe. Einige sind wichtig (Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer, Berufsgenossenschaft). Andere sehen amtlich aus, mit Aktenzeichen und Überweisungsträger, und bieten einen „Eintrag in ein Gewerberegister“ für ein paar hundert Euro an. Diese Schreiben sind kostenpflichtige Angebote privater Firmen, rechtlich oft Grauzone. Wer unterschreibt oder überweist, hat einen Vertrag. Faustregel: Was nicht von einer Stelle kommt, bei der man sich selbst angemeldet hat, erst prüfen.

Die Berufsgenossenschaft kommt, ob man will oder nicht

Jedes Unternehmen muss sich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft melden, spätestens eine Woche nach dem Start. Viele wissen das nicht, weil die Gewerbeanmeldung zwar weitergeleitet wird, die Meldepflicht aber trotzdem beim Unternehmer liegt. Solange keine Angestellten da sind, bleibt der Beitrag in vielen Branchen überschaubar. Der Unternehmer selbst ist dabei oft nicht automatisch versichert. Ob sich eine freiwillige Versicherung lohnt, hängt von der Branche ab. Handwerker sollten darüber nachdenken, bei Schreibtischjobs ist es seltener nötig.

Der Stundensatz: die Rechnung, die fast alle zu optimistisch machen

Das Jahr hat 52 Wochen. Ziehen wir sechs Wochen Urlaub, zwei Wochen Krankheit und die Feiertage ab, bleiben gut 42 Arbeitswochen. Von 40 Wochenstunden lassen sich erfahrungsgemäß nur etwa 60 Prozent abrechnen. Der Rest geht für Angebote, Buchhaltung, Akquise, Fahrten und E-Mails drauf. Das ergibt ungefähr 1.000 abrechenbare Stunden im Jahr.

Wer 48.000 Euro Gewinn will und 12.000 Euro Betriebskosten hat, braucht 60.000 Euro Umsatz, also rund 60 Euro netto pro Stunde. Von den 48.000 Euro Gewinn gehen dann noch Krankenkasse und Einkommensteuer ab, in unserem Beispiel zusammen etwa 17.000 Euro. Übrig bleiben rund 2.600 Euro im Monat, ohne Altersvorsorge. Wer mit 35 Euro Stundensatz startet, weil die Konkurrenz so viel nimmt, sollte diese Rechnung einmal mit seinen eigenen Zahlen machen.

Häufige Fragen zur Existenzgründung

Wann kommt die erste Steuernachzahlung nach der Gründung?
Mit dem ersten Einkommensteuerbescheid, also meist im zweiten Jahr nach dem Start. Gleichzeitig setzt das Finanzamt Vorauszahlungen für das laufende Jahr fest, bereits verstrichene Termine werden nachträglich fällig.

Wie viel sollte ich als Gründer für Steuern zurücklegen?
Als Faustregel 30 bis 40 Prozent des Gewinns, getrennt vom Geschäftskonto. Freiwillig gesetzlich Versicherte sollten die Nachberechnung der Krankenkasse einplanen.

Muss ich als Selbstständiger in die Rentenversicherung einzahlen?
Meist nicht. Pflicht besteht unter anderem für selbstständige Lehrer, Dozenten und Trainer ohne eigene Angestellte, für Pflegekräfte, Hebammen und Selbstständige mit nur einem Auftraggeber.

Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Bei Privatkunden und geringen Investitionen oft ja. Bei Geschäftskunden oder hohen Anschaffungen am Anfang ist die Regelbesteuerung häufig günstiger.

Wer aus der Arbeitslosigkeit startet, findet die Details zum Gründungszuschuss in unserem Beitrag Start aus der Arbeitslosigkeit in die Selbstständigkeit. Und falls nur ein einziger Termin in den ersten Wochen drin ist: Nimm den beim Steuerberater, bevor du den Fragebogen fürs Finanzamt ausfüllst.

Hinweis: Alle Zahlen Stand September 2026, vereinfacht und gerundet. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.